كيف تخطط لفعالية أو مؤتمر ناجح
صحيفة وتين الإلكترونية
هل طُلب منك يومًا التخطيط لمؤتمر ناجح؟ مع وجود العديد من المكونات لتتناسب مع بعضها البعض ، فإن تحقيق التوازن بين احتياجات المندوبين والمتحدثين والمقاولين يؤدي إلى بيئة صعبة للإدارة لتقديم يد العون إليك هنا نقدم لك بعض النصائح المفيدة ؛ لضمان أن يكون حدثك القادم نجاحًا حقيقيًا ويترك انطباع مميز لدى الأخرين .
1. خطة مقدما
اعتمادًا على حجم المؤتمر الخاص بك فإنه يفضل أن يتم التخطيط للحدث في أقرب وقت ممكن إي قبل الموعد ببضعة أشهر إن أمكن.
حتى لو كان الحدث يعتبر من الأحداث القصيرة فإنه يجب عمل خطة و تريتب في وقت مبكر ، تشمل الخطة للأهداف ، و سير العمل ، و الفئة المستهدفة ، والنتائج المتوقعة .
2. تعيين مقياس الوقت
بينما ندرك أن عقد المؤتمرات يمكن أن يكون بيئة دائمة التغير ، فإن القرارات في الوقت المناسب والوفاء بالمواعيد النهائية للموردين ستؤدي في النهاية إلى تنفيذ الأحداث بكفاءة ويمكن أن توفر لك المال في الرسوم الإضافية المكلفة وتكاليف النقل والتوظيف الإضافية.
وينصح أصحاب الخبرة في أن تحترم تحديات الجدول الزمني للمورد ، وسوف يؤتي ذلك أرباحًا على المدى الطويل.
3. تخطيط الحجم المثالي لمؤتمرك :
يمكن أن تختلف المؤتمرات كثيرا في الحجم ، في مرحلة التخطيط ، يُنصح بتحديد نوع الحدث الذي ترغب في تنظيمه ، وعدد المشاركين ، وعدد المتحدثين ، وطول المؤتمر ، وما إلى ذلك. ربما يكون القيد الرئيسي هو ميزانيتك ، وهذا يأخذنا إلى النقطة التالية.
4. تحديد الميزانية
علينا أن نضع في اعتبارنا عند تنظيم مؤتمر أن القيد الرئيسي لدينا ربما يكون نقديًا.
العملية المثالية هي تحديد ما الذي سيجعل المؤتمر ناجحًا: هل هو على سبيل المثال .. الموقع؟ التصميم ؟ الترفيه؟ الطعام؟ نوعية المتحدثون ؟ يمكن أن تساهم كل هذه العناصر في نجاح المؤتمر ، لكنها تؤثر أيضًا على التكاليف.
خطط لمستويين أو ثلاثة مستويات مختلفة من الميزانية واختار المستوى الذي من المرجح أن يجعل مؤتمرك ناجحًا.
5. اختر الموقع
موقع المؤتمر هو عامل مهم لنجاحه. أنت بحاجة إلى مكان يمكن الوصول إليه بسهولة ، ومخدوم جيدًا بواسطة وسائل النقل العام وبه مجموعة جيدة من الفنادق والمطاعم في المنطقة ، إن كان المستهدفون في الغالب من خارج المدينة أو خارج الدولة في يجب البحث عن مكان يسهل الوصول إليه من المطار مباشرة رغم أنه هذه النقط ينظر إليها البعض بأهمية قليلة ، لكن في حال كان المؤتمر يبدأ في منتصف اليوم في اليوم الإفتتاح فمن المتوقع أن يصل الزوار إليه مباشرة من المطار .
6. المتحدثين في المؤتمرات
بغض النظر عن مكانتك ، فمن المحتمل جدًا أن جودة المتحدثين يمكن أن تجعل المؤتمر ناجحًا. المتحدثون هم نجوم المؤتمر في العديد من المجالات ، ويمكن أن يتأثر الحضور بجودتهم.
إذا كان من الصعب العثور على متحدثين جيدين ، فخطط مسبقًا للبدائل لإضافة محتوى يكون إضافة للجمهور بحيث تشاركهم بعض الفعاليات و يتفاعلون معها بشكل مباشر .
7. مساهمة أصحاب الموقع
إذا لم تكن لديك خبرة كبيرة في إدارة المؤتمرات و الأحداث ، فتحدث إلى إدارة الموقع الذي سوف تقيم فيه الفعالية ، حيث من المتوقع أن يكون لديهم الكثير من الخبرة وهم أكثر من يرغب في مشاركتها معك ، لأن نجاحك هو نجاح المكان أيضًا.
8. اختر مورديك
هناك العديد من الموردين الرائعين لصناعة الاجتماعات والفعاليات ، إذا لم تكن قد عينت موردًا بالفعل ، أو تتطلع إلى إعادة تقديم العروض ، أو للحصول على حل فريد ومفصل حسب الطلب ، فتحدث إلى موفر المكان ، فمن المحتمل أنهم رأوا العديد من الموردين يعملون في مساحتهم ، ويمكن أن تقدم بعض المقدمات القيمة. التعرف على التجربة والخبرة التي يمكن أن يجلبها الموردون لديك ؛ تفاعل معهم حول أهدافك وتحدياتك ، وسيعملون معك لإيجاد الحلول.
9. التركيز على تجربة الزائر
لا تزال الأحداث الحية وثيقة الصلة بسوق اليوم ؛ بينما عززت التقنيات المتقدمة من مكانة مجال الفعالية وتنظيم المؤتمرات إلا أنها لا يمكن أن تحل محل عنصر التفاعل البشري.
يعد المحتوى الجذاب والأهداف الواضحة يجعل الحدث الخاص بك فريدًا أو مختلفًا أو أفضل من منافسيك .
يجب مراعاة تجربة الزائر ومشاركته بعناية لتعظيم عائد الاستثمار وزيادة الاحتفاظ بالعملاء .
by 정훈 김 from Pixabay
هل طُلب منك يومًا التخطيط لمؤتمر ناجح؟ مع وجود العديد من المكونات لتتناسب مع بعضها البعض ، فإن تحقيق التوازن بين احتياجات المندوبين والمتحدثين والمقاولين يؤدي إلى بيئة صعبة للإدارة لتقديم يد العون إليك هنا نقدم لك بعض النصائح المفيدة ؛ لضمان أن يكون حدثك القادم نجاحًا حقيقيًا ويترك انطباع مميز لدى الأخرين .
1. خطة مقدما
اعتمادًا على حجم المؤتمر الخاص بك فإنه يفضل أن يتم التخطيط للحدث في أقرب وقت ممكن إي قبل الموعد ببضعة أشهر إن أمكن.
حتى لو كان الحدث يعتبر من الأحداث القصيرة فإنه يجب عمل خطة و تريتب في وقت مبكر ، تشمل الخطة للأهداف ، و سير العمل ، و الفئة المستهدفة ، والنتائج المتوقعة .
2. تعيين مقياس الوقت
بينما ندرك أن عقد المؤتمرات يمكن أن يكون بيئة دائمة التغير ، فإن القرارات في الوقت المناسب والوفاء بالمواعيد النهائية للموردين ستؤدي في النهاية إلى تنفيذ الأحداث بكفاءة ويمكن أن توفر لك المال في الرسوم الإضافية المكلفة وتكاليف النقل والتوظيف الإضافية.
وينصح أصحاب الخبرة في أن تحترم تحديات الجدول الزمني للمورد ، وسوف يؤتي ذلك أرباحًا على المدى الطويل.
3. تخطيط الحجم المثالي لمؤتمرك :
يمكن أن تختلف المؤتمرات كثيرا في الحجم ، في مرحلة التخطيط ، يُنصح بتحديد نوع الحدث الذي ترغب في تنظيمه ، وعدد المشاركين ، وعدد المتحدثين ، وطول المؤتمر ، وما إلى ذلك. ربما يكون القيد الرئيسي هو ميزانيتك ، وهذا يأخذنا إلى النقطة التالية.
4. تحديد الميزانية
علينا أن نضع في اعتبارنا عند تنظيم مؤتمر أن القيد الرئيسي لدينا ربما يكون نقديًا.
العملية المثالية هي تحديد ما الذي سيجعل المؤتمر ناجحًا: هل هو على سبيل المثال .. الموقع؟ التصميم ؟ الترفيه؟ الطعام؟ نوعية المتحدثون ؟ يمكن أن تساهم كل هذه العناصر في نجاح المؤتمر ، لكنها تؤثر أيضًا على التكاليف.
خطط لمستويين أو ثلاثة مستويات مختلفة من الميزانية واختار المستوى الذي من المرجح أن يجعل مؤتمرك ناجحًا.
5. اختر الموقع
موقع المؤتمر هو عامل مهم لنجاحه. أنت بحاجة إلى مكان يمكن الوصول إليه بسهولة ، ومخدوم جيدًا بواسطة وسائل النقل العام وبه مجموعة جيدة من الفنادق والمطاعم في المنطقة ، إن كان المستهدفون في الغالب من خارج المدينة أو خارج الدولة في يجب البحث عن مكان يسهل الوصول إليه من المطار مباشرة رغم أنه هذه النقط ينظر إليها البعض بأهمية قليلة ، لكن في حال كان المؤتمر يبدأ في منتصف اليوم في اليوم الإفتتاح فمن المتوقع أن يصل الزوار إليه مباشرة من المطار .
6. المتحدثين في المؤتمرات
بغض النظر عن مكانتك ، فمن المحتمل جدًا أن جودة المتحدثين يمكن أن تجعل المؤتمر ناجحًا. المتحدثون هم نجوم المؤتمر في العديد من المجالات ، ويمكن أن يتأثر الحضور بجودتهم.
إذا كان من الصعب العثور على متحدثين جيدين ، فخطط مسبقًا للبدائل لإضافة محتوى يكون إضافة للجمهور بحيث تشاركهم بعض الفعاليات و يتفاعلون معها بشكل مباشر .
7. مساهمة أصحاب الموقع
إذا لم تكن لديك خبرة كبيرة في إدارة المؤتمرات و الأحداث ، فتحدث إلى إدارة الموقع الذي سوف تقيم فيه الفعالية ، حيث من المتوقع أن يكون لديهم الكثير من الخبرة وهم أكثر من يرغب في مشاركتها معك ، لأن نجاحك هو نجاح المكان أيضًا.
8. اختر مورديك
هناك العديد من الموردين الرائعين لصناعة الاجتماعات والفعاليات ، إذا لم تكن قد عينت موردًا بالفعل ، أو تتطلع إلى إعادة تقديم العروض ، أو للحصول على حل فريد ومفصل حسب الطلب ، فتحدث إلى موفر المكان ، فمن المحتمل أنهم رأوا العديد من الموردين يعملون في مساحتهم ، ويمكن أن تقدم بعض المقدمات القيمة. التعرف على التجربة والخبرة التي يمكن أن يجلبها الموردون لديك ؛ تفاعل معهم حول أهدافك وتحدياتك ، وسيعملون معك لإيجاد الحلول.
9. التركيز على تجربة الزائر
لا تزال الأحداث الحية وثيقة الصلة بسوق اليوم ؛ بينما عززت التقنيات المتقدمة من مكانة مجال الفعالية وتنظيم المؤتمرات إلا أنها لا يمكن أن تحل محل عنصر التفاعل البشري.
يعد المحتوى الجذاب والأهداف الواضحة يجعل الحدث الخاص بك فريدًا أو مختلفًا أو أفضل من منافسيك .
يجب مراعاة تجربة الزائر ومشاركته بعناية لتعظيم عائد الاستثمار وزيادة الاحتفاظ بالعملاء .
by 정훈 김 from Pixabay
